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副業情報

by小野進一 小野進一

人事評価制度の作り方とは?具体的な評価基準をあわせて解説

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企業において、大規模な組織になればなるほど明確な人事評価が求められることも多いでしょう。しかし、いざ人事として評価制度をつくろうとしても、

  • どのようにつくればいいのか
  • 何を目的とすればいいのか
  • つくったうえで何に注意するのか

などの課題は尽きません。企業によっては制度そのものがうまく機能していない場合も。そこでこの記事では、人事評価制度のつくり方や考え方、メリットなどについて解説していきます。

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何のために人事評価制度をつくるのか

何のために人事評価制度をつくるのか人事評価制度をつくる理由は、社員に対して

1-1.明確な評価基準を提示できる

1-2.評価を通じて何を目指すのか共有できる

1-3.会社と社員の目的を合致させる

などの効果が見込めるためです。では、それぞれ具体的にみていきましょう。

明確な評価基準を提示できる

人事制度として評価基準を明確にすることで、社員が目標や行動に向けて正しく努力することができるようになります。

また、公平な評価にもつながり、社員のモチベーションの低下を防ぐことにもなります。

評価を通じて何を目指すのか共有できる

人事評価制度としての役割を果たせなければ、社員と企業は成長することができません。

企業の目標や方針に沿って業務上必要な能力や行動を示すことで、生産性や品質の向上など、社員が目指すべきものを共有できるようになります。

また、評価制度にしたがって

  • 社員自身の成長を促す
  • 基準や目標をクリアすることで、正当な評価を給与や賞与、表彰などで反映する
  • 社員を明確な基準で公平に評価する

などが可能となります。

会社と社員の目的を合致させる

人事評価制度を上手く設計することで、

  • 会社の「利益や生産性を向上させたい」
  • 社員の「評価基準が明確にわかり、昇給や表彰などのモチベーションにつながる」

といった双方のニーズを叶えることができるようになります。そのため人事評価制度をつくる場合には、どちらか一方だけの視点に偏らないことに注意が必要です。

また評価制度を導入する場合、定期的な会議において、目標に対して現在地を共有することが必要不可欠です

これは、正しく現状を把握し同じ感覚を持つことで、業務内容が異なっても1つの目標に対して効果的な取り組みが可能になるからです。

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人事評価制度のつくり方と具体例

人事評価制度のつくり方と具体例人事評価制度は、対象となる役職や業務内容などを考慮して作成します。たとえば、

  • 一般社員向け
  • 管理職向け
  • 仕事内容(会社への貢献度)
  • 行動や態度(コミュニケーションや取り組む姿勢)
  • 能力

などは、人事評価制度をつくる場合に重要な要素となるでしょう。では、具体的な作成の手順についてみていきましょう。

評価基準をどのようにしてつくるのか

人事評価をつくる理由は、社員の評価を公平におこなったうえで、企業の利益だけでなく、社員の成長や利益を還元していくためです。

そのため、会社の方針に沿うことも重視しつつ、社員の現状をふまえた評価基準にしましょう。決める方向性としては、

  • 目標に沿ったもの
  • 個人の能力に沿ったもの
  • 1人だけではなく複数人の評価によるもの

などが挙げられます。会社の規模や注力する課題などに合わせて、主軸となる評価の方向性を決め、具体的に共有しなければなりません。

加えて、人事評価をおこなう場合、目標に対しての取り組みや成果が会社にとってどんな意味をもたらしたかなどを相対的に判断する必要があります

評価基準が整備されれば、直属の上司以外も「もっとこうすれば改善できる」といったアドバイスなどが可能になるでしょう。

なお大企業であっても中小企業であっても、人事が決めた評価基準を運用・改善していく流れは大きく変わりません。

人事評価基準を運用する場合、以下のような流れになります。

  • 仕事内容や成果などの項目で社員を評価する
  • 半年から1年ほど評価を続け、実際にどのような効果が得られたのか確認する
  • 繰り返して改善していく

人物評価として最大限に評価しなければならない点は、仕事の成果です。仕事の成果は相対的に捉え、会社に対してその人材がもつ影響力を評価します。

しかし、人物評価と会社としての目標は混同しないように注意が必要です。

たとえば、ある日程までに終わっていなければならない目標に対して、進捗率が半分ほどだとしましょう。その場合でも、人物評価が単純にマイナスとなることや、不明確な評価は避けなければなりません。

そのため、人事は「相対的に管理職や同僚から評価を受ける」「マイナスではなく加点方式で考える」といった方針を定める必要があります

また、時間をかけてつくった評価基準であっても、それが絶対に正しいものとは限りません。評価制度は、成果や仕事内容、時代に合わせて変化させていくのがベストでしょう。

ほとんどの場合、人事評価を担当するのは管理職となります。ただし、管理職が評価をおこなうとしても、上司の判断のみがその人の評価となることは避ける必要があります。

仕事を通してその人を理解しているつもりでも、100%正しく評価することはできないからです。そのため複数人が評価に関われるよう、部署内に限らずに必要な情報を共有しておくとよいでしょう。

評価基準の具体例

人事が決める評価基準は、事業内容などによって異なるものの、大まかな内容はどの企業でもあまり変わりません。

評価項目をまとめたシートなどを用意することで、担当者が誰になったとしても適正な評価ができるようになります。評価基準の具体例としては、

  • スキルや能力(一人で業務がおこなえるのか、サポートが必要なのか)
  • 取り組む姿勢(法令順守や挨拶ができるかなど)
  • 業務上の成果(売上増加、商談の決定など)

などが挙げられます。

保有するスキルと成果は必ずしも比例するわけではありません。スキルがあったとしても成果が上がらないケースもあります。

このような場合も想定し、人物評価と成果に対する評価を切り離して考えられるよう、柔軟に対応できる枠組みが求められるでしょう。

以下は、人物評価に対する項目例です。

評価項目

評価内容

向上心

常にスキルアップを図る意識があるか

忍耐力・責任感

物事に対してやり遂げることを意識しているか

協調性

挨拶・報連相がしっかりできるか

このように項目そのものは簡単な内容で構わないものの、評価に必要となる重要な基準をしっかり定めておきましょう。

技能レベルなどで項目を立てることも有効な方法です。たとえば機械に関する作業であれば、機械の故障に対応できるかなどがスキルの評価内容として考えられます。

また、管理職の場合も以下のようなシートを作成し、それぞれの項目を設定することをおすすめします。管理職の場合は、マネジメント視点を取り入れましょう。

評価項目

評価内容

目標管理

チーム内に目標を共有し、業務の中で常に意識づけできているか

効率性と生産性の改善

それぞれの課題を洗い出し、日々の業務の中で着実に改善できているか

部下とのコミュニケーション

こまめな相談など、部下と信頼関係を築けているか

そのほか、管理職に求められる能力として、

  • 部署ごとの数値を把握し改善策を提案できる
  • 会社全体の戦略を立て、それぞれの部門の課題に対して計画的に改善していくことを進言できる
  • 他部署と連携したうえで課題解決に取り組める

などといった基準を設けましょう。

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人事評価制度をつくる3つのメリット

人事評価制度をつくる3つのメリット人事評価制度をつくるメリットは、大きく3つに分けられます。

  • 具体的な評価基準があるため、社員のモチベーションにつなげられる
  • どう貢献すればどの程度の給与や賞与(収入)につながるか、誰にでも理解できる
  • 管理職などにキャリアアップしても、人事評価の考え方が根づいているため部下に対して適切なアドバイスができる

といったものです。

特に企業としては、社員が自律的に考えることを促し、そういった姿勢で業務に励んでもらうことが最大の目的です。人事評価制度はそのサポートをおこなうものだといえます。

適正に評価されていることが一般社員にも実感できれば、生産性にプラスの影響を与えることが可能です。

そして、人事評価制度そのものも定期的に見直し改善していくことで、さらなる生産性の向上や組織の成長も期待できます。

人事評価制度の注意点

人事評価制度の注意点人事が決めた評価基準によっては、社員にとって負担がかかることもあります。

たとえば、「誰にどのように評価されたのか」は非常にストレスとなることがあります。匿名で評価されたとしても、その内容によっては業務に対して大きな支障をきたすかもしれません。

また人事評価の担当者は、評価制度の見直しをどのタイミングでおこなっていくかを事前に考えておきましょう。

仮に全く人事評価制度が整っていなかった場合は、一からの手探りとなるものの、半年に1回や3ヶ月に1回などといったルールを作成して定期的に見直すことが重要です

決定した人事評価制度を運用する場合、

  • 項目の決定やお知らせ
  • 制度の運用
  • 改善

といった一連の流れをおこなうため、人事担当者や管理職の時間および作業が増えることが想定されます。

しかし、そういったデメリットを上回るメリットにつながる可能性があるので、人事評価制度を上手く活用していきましょう。

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まとめ

まとめ人事評価制度に絶対的な正解はありません。その理由は、企業によって理念やルールが異なるからです。

もしすでに存在する制度が機能していない場合は、そのあり方を根本から見直し、自社に合う形をつくっていく必要があります。

また、うまく活用できれば、会社の生産性や利益を向上させることが可能です。

加えて、離職率や会社に対する満足度などにも大きな影響を与えることができます。企業のありかたに合わせて、人事評価制度を最大限に活かしていきましょう。

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小野進一

小野進一

この記事を監修した人 小野進一 株式会社ホールハート代表取締役CEO

人材紹介業歴18年の大ベテラン。経営者人脈から獲得した特別ルート求人を保有。広告業界に強力な人脈を持ち、1万人以上の求職者をサポートしてきた実績を誇る元宣伝会議取締役。2年連続(2014/2015)「ビズリーチ・ヘッドハンターサミット 広告部門」のMVP受賞実績有り。業界内だけでなく、これまでのキャリアを活かした他業界への転職/副業支援実績も豊富。

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