人事の業務委託ができる仕事の範囲やメリット・紹介先の選び方

人事の社員は、「社員だからこそできる仕事」に集中できているでしょうか？

人事の仕事の生産性は、将来の会社の業績や社内環境の良し悪しに結び付きますが、社員がすべき仕事にリソースを避けていない企業・人事部が多いのも事実。

その場合、業務委託を利用することで人事部の仕事のパフォーマンスを大きく向上させられます。しかし、業務委託を人事として利用したことがない企業の場合、

がわかりにくいのではないでしょうか。

そこで今回は、「プロの副業」を運営する株式会社ホールハートの代表小野が、18年の人材紹介実績をもとに、これらの疑問について詳細に回答していきたいと思います。

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人事職の業務委託とは

人事職の業務委託とは、人事の社員が行う一部の仕事または同じ仕事内容を業務委託者に任せることを指します。

採用を自社で行う場合もありますが、正社員やアルバイトと異なって業務委託者の採用ノウハウがある企業は少ないため、大半の企業は外部の紹介会社に紹介を依頼しています。

アルバイトの採用と異なり、社員が行う仕事と同レベルのクオリティを求めるわけですので、「人材の質の担保」といった面が依頼する理由として挙げられます。

人事の仕事を業務委託に任せても大丈夫なのか？

「人事など、人の採用や評価につながる仕事を外部の業務委託に任せることはできない」

既にこの考え方は古くなっており、現在では多くの企業の人事部では、社員・業務委託の混合チームが活躍しています。

そのようになった理由として、

といった、上記に代表される社会背景の変化が大きく関係しています。

人事業務の効率化

採用から給与計算、労務管理まで、効率化を高めるツールやソフトを1つも利用していない企業は今では珍しいのではないでしょうか。

人事職は他の職種と比べても業務効率を高めるツールやソフトが多い職種。そのくらい人事職は合理的に業務を効率化しやすく、仕事を区分けし、切り出しやすい職種であるといえます。

「ここからここまでの採用業務は〇〇のツールで全体の管理」、「紹介から採用までは▲▲社に依頼」、「採用者の勤怠管理や給与計算は✕✕のクラウドで管理」

など、当たり前のように行われているはずです。反対に言えば、社員がやる必要のない仕事を切り出しやすくなったことでもあります。例えば、ツールやソフトでの管理などを業務委託に任せ、

などの仕事に正社員の人事をあてる方が効率的でコスト削減にもなり、業務品質のクオリティも上がります。

専門的な人事スキル

業務の一部を業務委託に切り出すことにより、社員の人事スキルをより高度なものにすることが可能ですし、実際に求められています。わかりやすい例を挙げるとしたら、海外採用業務。

海外に製品やサービスを輸出しているものの、海外のことは現地の合弁会社に任せており、たまに採用できる外国籍の人は国内の紹介会社から運よく紹介してもらった人、という企業は珍しくありません。

業務の切り出しによって空いた時間を海外採用に回すこともできますし、海外採用に強い人事を育てることも可能です。

働き方の変化

昨今、働き方改革が叫ばれています。生活や価値観、時代に合わせた働き方が求められるいま、反対に臨機応変な働き方が可能な企業ほど優秀な人材の確保ができている傾向にあります。

優秀な人材ほど時間あたりの生産性が高く、企業も彼らを採用するためには自社の働き方を柔軟に変えざるを得ないからでしょう。

このように、優秀な人材の採用と働き方の変化は切っても切り離せない関係であると共に、より活躍できるようなチームの組成方法も変わってきていると言えます。

人事の業務委託に任せられること

人事は仕事を切り出しやすいため、分野ごとに業務委託を活用することが可能です。その一部を紹介します。

採用業務

採用業務を大きく分けた場合のフローは下記のようになりますが、1人の社員がこのフローの全ての業務を行うのは効率的とは言えません。

さまざまな業務の中で、事務作業を代表とした一般化して切り出せる業務は業務委託に任せ、会社のDNAを知る社員だからこそできる業務に集中してもらった方が採用の質も高まるはずです。

社内研修

比較的大きい企業の場合や業界によっては、研修が多い場合もあります。

研修の告知から準備、外部講師やセミナーを利用する際の社外との調整など、それまで人事や総務が行ってきた作業を業務委託に任せることが可能です。

労務全般・社会保険などの管理

給与や勤怠、就業規則の作成など労務全般の業務は、人事の仕事の中でも特に業務委託に切り出しやすい業務内容と言えるでしょう。

これらの作業は、入力ミスやずさんなデータ管理がされていることがニュースになることもありますよね。

現在人事をやられている方は、入力作業やデータ管理が得意だから人事になったわけではないと思います。それならば、その道のプロである業務委託に任せた方が本来のパフォーマンスは上がるはずです。

給与計算

毎月の給与計算は決まった作業であり、切り出しやすい人事業務です。経理や会計の知識がある業務委託に任せた方が良いでしょう。

年末調整

年末調整の業務は一定の期間に集中しますが、その期間だけ業務委託を活用することも可能です。

入退社手続き

社会保険・雇用保険の脱退手続き全般を業務委託することが可能です。

「退職してから〇日以内に～」などの期限が決められているので、意外と人事の仕事を圧迫することが多い業務でもあります。そのため、業務委託に任せるメリットは非常に大きいと言えるでしょう。

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人事を業務委託に任せるメリット

ここでは、人事を業務委託に任せるメリットのうち、わかりやすいものに絞って紹介していきます。

生産性の高い人事業務に集中できる

人事の仕事は多岐にわたりますが、少なくとも、

などの事務作業が人事の仕事の本質ではないはずです。

もちろん、極めて重要な業務であることは疑いようがありませんが、企業が競争に勝ち残り、持続的に成長していくことに対してより影響力の高い人事の仕事があるはずです。

企業によっては、採用を強化していたり、離職率を減らすための環境づくりに重きを置いていたり、社員にもっと活躍してもらうために人事評価制度を見直していたりするはずです。

切り出せる仕事は業務委託に任せることで、これらの正社員だからこそ出来る仕事に正社員を集中させられるメリットがあります。

既存の社員の成長を待たなくても良い

人事は採用や人事評価など、企業文化の影響を大いに受ける職種であり、非常に属社的な一面があります。新しい採用施策をはじめとした仕事内容の見直しを行う場合、すぐに社員が適応できないことも。

特に、現在の人事メンバーのスキルやノウハウでは難しく、新たに育成しなければいけない場合は立ち上がりが遅れるのはもちろんのこと、相応の育成コストを抱えることになります。

これらのスキルやノウハウが企業文化に根差しており、長期間働いていないとわからないことなら別ですが、「経験やスキルがあればできること」なら、最初からそのスキルやノウハウを持っている業務委託を利用した方がコストパフォーマンスに優れ、立ち上がりも極めて早くなるはずです。

想定外の仕事ができてもスポットで利用できる

など、一時的に人手が足りなくなったとはいえ、社員を採用するほどではないケースも。その場合、採用から実際に働くまでのリードタイムが少ない業務委託を利用する方が良いでしょう。

コスト削減

社会保険関係のコストを削減した状態で社員1人分の働きを期待できる業務委託は、コスト削減に直接つながります。

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人事の業務委託をおすすめする企業例

ここからは、実際に業務委託に任せることでメリットを大きく得られる企業の例を紹介していきます。

優秀な人材が採れていない

優秀な人材を逃したとしても、「うちは〇〇〇万円くらいしか出せないし、実際にやりたい仕事を用意できないから仕方がない」と諦めていませんか？

確かに条件面での折り合いがつかずに逃す場合もありますが、それは彼らをちゃんと口説くための努力をしていた時にこそ考えるべき理由です。

優秀な人材はどこからもオファーが来るため、定期的にキープインタッチやアトラクトを行わないと、彼らからしたら「自分にオファーを出す有象無象の企業の1つ」としか映らないわけです。

このようなことは、他の人事業務を行っているとおろそかになりやすいですし、そもそも忙しくてリソースを避けないことも多いはず。

これらの業務に社員のリソースを割くには、その他の切り出せる業務を切り出し、リソースを作り出すしかありません。

離職率が高い

社員が他社からかなりの好条件を提示され、それに乗る理由があるならば自社の財務状況との兼ね合いもあるため、人事としてできることは限られ、諦めがつきます。

しかし、離職理由が社内に対しての不満や社員とのいざこざ、労働環境に対する嫌気などであれば改善すべきです。

とはいえ、「どのような思いで働いているのか」、「目指すべきキャリアのための仕事ができているか」など、社員の考えは対面で定期的にヒアリングしないと把握することが難しいはず。

このような社内人事に割くリソースを確保するためにも、業務委託を検討すべきでしょう。

労務トラブルが多い

ハラスメントやいじめ、残業時間の申請を上司が認めていなかったなどの労務トラブルの多くは、起きてからしばらく経ってから判明することがほとんどであり、手遅れなこともあります。

ただ、起きてから同じく判明することの多くは、「現場の社員からすれば当たり前のことで日常茶飯事だった」ということ。

つまり、現場のことを客観的に把握できてさえいれば、労務トラブルの多くは未然に防げていたことが多いのです。このようなことを防止するためにも、人事リソースを確保すべきでしょう。

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人事の業務委託先の選び方

業務委託を採用することは非常に簡単ですが、間違った紹介先を選ぶとメリットが充分に得られない人材を紹介されてしまうこともあります。

人材の質は紹介会社次第ですので、「選び方」が最も重要であると言えます。詳しくは下記にて解説していますので、参考にしてください。

人事職の人材紹介会社の選び方と人事職ならではの採用方法

人事の業務委託・アウトソーシングに関するQ＆A

ここからは、人事の業務委託の利用を検討している企業様からよく相談される内容・質問について紹介していきます。

業務委託に任せる場合、情報漏えいなどのリスクはないか？

情報漏えいの多くは、社員・業務委託などの職業区分に関係なく、単なる人為的なミスによるものです。日本ネットワークセキュリティ協会の統計が示すように、業務委託に任せたからといってそのようなリスクはありません。

社内にノウハウが蓄積されなくなるのでは？

業務委託に任せられる仕事の多くは、仕様書などのドキュメントでノウハウを残しやすいものです。

仮にそのノウハウが業務委託の属人的なものである場合は、既存の人事社員に引き継ぐこともできます。反対に、これまでできなかったことができるようになるというメリットが得られるでしょう。

社員と異なり、すぐに仕事を任せられるのか？

業務委託の場合は社員の採用と異なり、相手が現在勤めている会社の有給消化などを待たなくていいため、比較的早く仕事を始められます。とはいえ、求めている人材にも寄りますので一度ご相談ください。

まとめ

人事の仕事はその職業柄、外に切り出しやすいものが多いです。

しかし、切り出さずに人事の社員が行っていることで、本来すべき業務にリソースを避けられず、結果として人事の生産性が低下している企業が多くみられます。

客観的に把握しづらい事案であることが、改善されないまま放置されている理由と言えるでしょう。このような場合は、業務委託を利用することで改善できることが多いです。

事務作業を始めとした、人事のリソースを圧迫している作業を業務委託に任せ、組織のスマート化と人事のパフォーマンス向上を実現すべきでしょう。

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